Prüfpilot führt Ihr Gerätehandbuch digital: Bestandsverzeichnis, Geräteakten, wiederkehrende Pflichten und Nachweise an einem Ort. Erinnerungen kommen automatisch, entschieden wird weiterhin bei Ihnen.
Arztpraxen Reha-Einrichtungen Verbände Pflegeeinrichtungen
Beispiel: jährliche Wartung des Kompressors im Labor
Ausgangslage
Sie kosten Zeit, weil niemand den Überblick behält. Zwischen Aktenordner, Kalender und Zuruf geht regelmäßig etwas unter – und auffallen tut es erst bei der Begehung.
Unterlagen auf Papier Geräteakten, Prüfprotokolle und Validierungen liegen verteilt im Ordner.
Fristen im Kopf Wartungen und Nachweise hängen an ein bis zwei Personen – und deren Urlaub.
Kontrollen ohne Spur Temperaturmessungen werden erledigt, aber nicht nachweisbar dokumentiert.
Suchen statt arbeiten Bei Prüfungen beginnt die Beweisführung mit dem Blättern im Archiv.
Der Umfang
Geräte, Personal und betriebliche Kontrollen folgen derselben Logik aus Stammdaten, Pflichten, Nachweisen und Terminen – bleiben aber datenschutzrechtlich sauber getrennt.
Vom Bestandsverzeichnis bis zur Außerbetriebnahme – jedes Gerät mit eigener Akte.
Qualifikationen und personenbezogene Fristen im geschützten Bereich.
Wiederkehrende Routinen, die verlässlich dokumentiert werden.
Unser Prinzip
Automatisierung ist nur dann eine Entlastung, wenn sie nachvollziehbar bleibt. Deshalb sind die Grenzen des Systems von Anfang an festgelegt.
Fälligkeiten stammen aus Herstellerunterlagen und Nachweisen – nie aus Annahmen.
Kritische Schritte wie eine Außerbetriebnahme bestätigt immer ein Mensch.
Kein medizinisches Detail in Betreff, Kalendertitel oder Verteiler-E-Mail.
Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung. Sie besitzen Zugänge, Ablagen und Inhalte.
Was sich ändert
weniger Routineaufwand bei der Fristen- und Nachweispflege.
für Geräteakten, Prüfprotokolle und Kontrollnachweise statt verteilter Ordner.
für Ihr Team – ohne Einarbeitung in komplexe Spezialsoftware.
von der Bestandsaufnahme bis zum produktiven Start des ersten Moduls.
Richtwerte aus vergleichbaren Automationsprojekten. Der konkrete Umfang wird im Erstgespräch anhand Ihres Gerätebestands ermittelt.
Die Einführung
Wir scannen nicht blind das gesamte Archiv. Zuerst kommen die Geräte, bei denen eine Lücke wirklich weh tut – Sterilisation, kritische Kompressoren, überfällige Prüfungen.
Gemeinsame Sichtung von Gerätebestand, vorhandenen Unterlagen und Verantwortlichkeiten.
Getrennte Ablagen, Rollen und Zugriffe werden eingerichtet – Sie bleiben Eigentümer der Daten.
Geräte werden raumweise aufgenommen, kritische Geräte zuerst vollständig dokumentiert.
Kalender, Vorwarnungen und Eskalationen werden eingerichtet und mit Ihnen getestet.
Auf Wunsch übernehmen wir Monitoring, Pflege und Erweiterung um weitere Kontrollpunkte.
Nächster Schritt
In einem 30-minütigen Gespräch gehen wir Ihren Gerätebestand durch und zeigen, welches Modul den schnellsten Nutzen bringt. Unverbindlich und ohne Vorbereitung Ihrerseits.